(tugas) desain dan struktur organisasi

Dimensi Struktur Organisasi

Struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, serta mekanisme koordinasi yang formal dan pola interaksi yang akan diikuti (Robbins, 2003). Menurut Daft (1998), dimensi struktur organisasi terdiri dari 2 tipe yaitu:

1. Dimensi Struktural, yaitu dimensi yang menggambarkan karakteristik internal dari organisasi dan menciptakan suatu dasar untuk mengukur dan membandingkan organisasi. Dimensi structural terdiri dari:

a. Formalisasi

Formalisasi mengacu pada suatu tingkat yang terhadapnya pekerjaan di dalam organisasi itu dibakukan. Jika suatu pekerjaan sangat diformalkan, maka pelaksana pekerjaan tersebut mempunyai tingkat keleluasaan yang minimum mengenai apa yang harus dikerjakan, kapan harus dikerjakan, dan bagaimana ia harus mengerjakan. Ada 3 macam jenis formalisasi, yaitu: Formalisasi berdasarkan pekerjaan, formalisasi berdasarkan aliran pekerjaan, dan formalisasi berdasarkan peraturan.

b. Spesialisasi

Spesialisasi hakikatnya ialah daripada dilakukan oleh satu individu, lebih baik seluruh pekerjaan itu dipecah-pecah menjadi sejumlah langkah, dengan tiap langkah diselesaikan oleh seorang individu yang berlainan Suatu spesialisasi kerja dikatakan bersifat ekstensif apabila setiap karyawan hanya mengerjakan tugas-tugas tertentu yang sempit wilayahnya. Suatu spesialisasi dikatakan rendah apabila karyawan mengerjakan tugastugas yang mempunyai batasan yang luas. Ada 2 (dua) tipe spesialisasi, yaitu:

1. Spesialisasi horisontal

Spesialisasi horisontal ini menunjuk pada ruang lingkup suatu pekerjaan, atau pada

tingkat mana seorang karyawan melakukan suatu pekerjaan yang lengkap. Semakin

kecil bagian suatu karyawan terhadap suatu pekerjaan secara keseluruhan, maka semakin horizontal tingkat spesialisasi pada pekerjaan tersebut.

2. Spesialisasi vertikal

Spesialisasi vertikal menunjuk pada tingkat kontrol yang dimiliki oleh seorang karyawan terhadap suatu pekerjaan. Semakin banyak keputusan yang dibuat oleh seorang karyawan, mengenai bagaimana dan kapan harus melakukan suatu tugas, dan semakin terbatas perilaku karyawan untuk melakukan tugas tersebut diatur oleh

peraturan, prosedur, pengawasan ataupun teknologi, semakin rendah tingkat spesialisasi vertikalnya.

c. Standarisasi

Standarisasi menunjuk pada prosedur yang di desain untuk membuat aktivitas organisasi menjadi teratur, dan hal ini secara otomatis akan memfasilitasi adanya koordinasi (Jackson & Morgan, 1978).

d. Hierarki Otoritas.

Otoritas merupakan bentuk dari kekuasaan yang ada pada suatu posisi atau kantor (Robbins, 2003). Ketika hak untuk mengatur bawahan termasuk dalam otoritas seseorang, maka otoritas tersebut memberikan hak untuk membatasi pilihan dan perbuatan yang dilakukan oleh bawahan. Hirarki berhubungan dengan “span of control”, yaitu jumlah karyawan yang melapor pada seorang supervisor. Ketika span of control ini sempit, hirarki otoritasnya cenderung tinggi, ketika span of control ini lebar, hirarki otoritasnya akan lebih pendek.

e. Kompleksitas

Kompleksitas menunjuk pada jumlah aktivitas maupun subsistem pada organisasi. Kompleksitas bisa diukur melalui 3 (tiga) diferensiasi yaitu vertikal, horizontal dan spatial.

1. Diferensiasi vertikal. Semakin banyak tingkatan yang ada antara manajemen puncak dengan bagian operasional, organisasi tersebut semakin kompleks.

2. Diferensiasi horisontal adalah jumlah jenis pekerjaan satu departemen yang ada pada organisasi. Semakin banyak jumlah pekerjaan yang ada pada suatu organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keahlian khusus, semakin tinggi kompleksitas horisontal pada organisasi tersebut.

3. Diferensiasi spasial adalah jumlah daerah dari keberadaan organisasi secara fisik. Dengan meningkatnya diferensiasi spasial ini maka semakin tinggi pula kompleksitasnya.

f. Sentralisasi

Istilah sentralisasi mengacu pada sampai tingkat mana pengambilan keputusan dipusatkan pada suatu titik tunggal dalam organisasi. Dikatakan bahwa ketika manajemen puncak membuat keputusan-keputusan kunci dalam organisasi dengan masukan yang terbatas dari karyawan yang berada di bawahnya, maka organisasi tersebut memiliki tingkat sentralisasi tinggi. Sebaliknya, semakin banyak karyawan yang berada di bawah manajemen puncak memberikan masukan bagi pengambilan

keputusan, maka dikatakan bahwa organisasi lebih terdesentralisasi. Pada perusahaan yang memiliki karakter sentralisasi tinggi akan mempunyai struktur yang berbeda dengan perusahaan yang terdesentralisasi.

g. Profesionalisme

Profesionalisme adalah level dari pendidikan formal dan training yang harus dimiliki dan diikuti oleh karyawan. Profesionalisme dianggap tinggi apabila karyawan harus mengikuti training dalam jangka waktu yang lama untuk memegang suatu pekerjaan atau jabatan pada perusahaan.

h. Personnel ratio.

Personel ratio menunjuk pada jumlah karyawan pada suatu fungsi atau departemen tertentu.

2. Dimensi Kontekstual, yaitu dimensi yang menggambarkan keseluruhan dari suatu organisasi. Dimensi ini memperlihatkan susunan organisasi yang mempengaruhi dan membentuk suatu dimensi struktural organisasi, yang terdiri dari:

a. Ukuran.

Ukuran adalah besarnya suatu organisasi yang terlihat dari jumlah orang dalam organisasi tersebut.

b. Teknologi Organisasi.

Teknologi organisasi adalah dasar dari subsistem produksi, termasuk teknik dan cara yang digunakan untuk mengubah input organisasi menjadi output.

c. Lingkungan.

Lingkungan mencakup seluruh elemen di luar lingkup organisasi. Elemen kunci mencakup industri, pemerintah, pelanggan, pemasok dan komunitas finansial.

Departmentalisasi

Departmentalisasi adalah proses dimana suatu organisasi secara struktural dibagi dg mengkombinasikan pekerjaan dalam departemen berdasarkan beberapa andil karakteristik atau dasar tertentu (Luthans, 2002).

Terdapat beberapa macam departementalisasi menurut Luthans (2002) yaitu sebagai berikut :

1.      Departementalisasi Fungsional

Biasanya dijumpai pada tiap tipe organisasi. Fungsi-fungsi utama dari departementalisasi ini adalah produksi, pemasaran dan keuangan.

2.      Departementalisasi Territorial

Departementalisasi territorial ini merupakan departementalisasi apabila suatu organisasi beroperasi atau berada pada beberapa wilayah.

3.      Departementalisasi Produk

Departementalisasi Produk adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan atas dasar perbedaan barang atau jasa.

4.      departementalisasi Pelanggan, misalnya struktur organisasi pendidikan, departemen pinjaman dari bank

5.       Departementalisasi Matrik

Model-Model Desain Organisasi

 Menurut (Robbins, 2003) model desain organisasi terdiri dari:

a. Organic

Organisasi yang berbentuk organic, maka dalam organisasi ini terdapat tingkat formalisasi yang rendah, terdapat tingkat sentralisasi yang rendah, serta diperlukan training dan pengalaman untuk melakukan tugas pekerjaan. Selain itu terdapat span of control yang sempit serta adanya komunikasi horisontal dalam organisasi.

b. Mostly Organic

Organisasi yang berbentuk mostly organic, formalisasi dan sentralisasi yang diterapkan berada di tingkat moderat. Selain itu diperlukan pengalaman kerja yang banyak dalam organisasi ini. Terdapat span of control yang bersifat antara moderat sampai lebar serta lebih banyak komunikasi horisontal yang bersifat verbal dalam organisasi tersebut.

c. Mechanistic

Organisasi yang berbentuk mechanistic, terdapat ciri-ciri yaitu: adanya tingkat formalisasi yang tinggi, tingkat sentralisasi yang tinggi, training atau pengalaman kerja yang sedikit atau tidak terlalu penting, ada span of control yang lebar serta adanya komunikasi yang bersifat vertikal dan tertulis.

d. Mostly Mechanistic

Pada jenis organisasi ini, terdapat ciri-ciri yaitu: adanya formalisasi dan sentralisasi pada tingkat moderat, adanya training-training yang bersifat formal atau wajib, span of control yang bersifat moderat serta terjadi komunikasi tertulis maupun verbal dalam organisasi tersebut.

Implikasi Menejerial Desain dan Struktur Organisai

Para pegawai atau karyawan dalam suatu perusahaan  terhubung dalam suatu struktur yang menyatu dengan tujuan agar pekerjaan yang ada dapat terselesaikan dengan lebih baik dibandingkan dengan tanpa adanya pembagian tugas kerja. Agar dapat mengelompokkan orang-orang tersebut dalam suatu unit atau divisi atau bagian dengan tugasnya masing-masing maka dapat dilakukan departmentalisasi. Posisi merupakan suatu kualitas, orang yang menempati posisi yang ia kuasai akan memberikan kontribusi yang besar dalam organisasi tersebut. Oleh sebab itu, mengapa implikasi menejerial desain dan struktur organisai itu dibutuhkan.

DAFTAR PUSTAKA

Daft, Richard L. 1998. Organization Theory and Design. Ohio: South Western College Publishing.

Jackson, John H & Morgan,Cyril P.1978. Organization Theory. New Jersey:Prentice-Hall, Inc.

Luthans, Fred. 2002. Organizational Behavior. New York: McGraw-Hill.

Robbins, Stephen. P. 2003. Organizational Behavior. New Jersey: Prentice Hall.